On a souvent l’impression, en milieu de travail, que l’utilisation d’outils technologiques est synonyme de productivité. Pourtant, pour que cela soit applicable sans équivoque, il est nécessaire que ces dits outils technologiques soient utilisés et gérés efficacement…ce qui n’est pas toujours le cas.

Un impact considérable

Combien de fois dans sa vie professionnelle en employé sera-t-il retardé par des difficultés informatiques? Vous ne pouvez probablement pas les compter, et vous n’êtes pas seul. On serait portés à croire que les ennuis et les pertes de temps liés à l’informatique proviennent de l’équipement lui-même. Pourtant, des études menées à l’international nous démontre qu’une grande partie de cette productivité perdue est due à ce qu’on appelle l’incompétence informatique et résulte d’un manque de connaissances des employés des outils technologiques à leur disposition ou d’un manque d’organisation de ces outils rendant leur usage difficile.

En effet, certains sondages menés aux États-Unis par le cabinet McKinney, soutiennent que celle-ci engendre des pertes annuelles de 10 millions de dollars pour une entreprise de 1000 employés, soit 10 000 dollars par employé.  Une autre étude, effectuée par l’Université de Twente aux Pays-Bas estime que chaque employé perd en moyenne deux semaines de temps plein par année, ce qui représente 7.6% de perte de productivité par salarié et génère des pertes annuelles d’environ 19 milliards d’euros par an pour le pays. Selon cette même étude, les helpdesks et responsables TI et formation interrogés révèlent que 60% des appels de demande de soutient qu’ils reçoivent découlent directement d’un manque de compétences des utilisateurs alors que 47% seraient liés à des compétences non adaptées au travail de l’employé. Ces études ont beau ne pas être canadiennes, pouvons-nous vraiment croire que nous y échappons?

L'importance de la formation

À la lumière de ces informations, ce que l’on appelle incompétence informatique se résume donc surtout à une maîtrise insuffisante des employés des outils informatiques à leur disposition. Dans un monde où la technologie, en constante évolution, se transforme et s’améliore à vitesse grand V, la majorité des salariés se retrouve à devoir utiliser un nombre considérable d’outils informatiques tels que le système d’exploitation, le/les navigateurs, les applications, les services en ligne et/ou encore les programmes et logiciels utilisés par l’employeur.  Selon des données relevées par l’entreprise française Vodeclic, les salariés d’aujourd’hui ont en effet à leur disposition plus de 50 fonctions de base sur plus de 50 logiciels, Apps et web services, soit 2 500 compétences de base à maîtriser.

Ces outils technologiques sont créés et mis à jour pour nous rendre la vie plus facile et nous faire gagner en temps et en efficacité et plusieurs sont tout à fait géniaux, mais, encore faut-il savoir s’en servir, et ça, ça relève des compétences humaines, et non des logiciels en eux-mêmes.  Ainsi, afin d’éviter les pertes de temps engendrées par un manque de connaissance et d’expertise, la solution idéale est de faire former chaque employé adéquatement selon les besoins informatiques de son poste ainsi que ses compétences personnelles. Par exemple, une formation détaillée de chaque logiciel de la suite Office utilisée par un employé lui permettra d’accomplir ses tâches sans interruption inutile ou perte de son temps ou celui de ses collègues parce qu’il ne trouve pas comment effectuer telle ou telle opération. Utilisé adéquatement, chaque logiciel lui permettra au contraire de gagner du temps et d’effectuer ses tâches de manière efficiente et structurée.

Il ne faut pas non plus oublier qu’à la vitesse où se développent les technologies de nos jours, on assiste à ce que Vodeclic appelle l’obsolescence des compétences digitales. En résumé, cela signifie que, sans formation ou mise à jour des connaissances, une personne ne reste compétente en informatique qu’environ…2 ans et demi. Il est donc important, non-seulement d’être formés adéquatement pour être en mesure de bien utiliser nos outils de travail digitaux, mais aussi de s’assurer que nos connaissances restent actualisées afin de pouvoir utiliser l’informatique à son plein potentiel.

L'organisation et la gestion de données électroniques

Il arrive également  souvent que des employés perdent du temps productif en raison de perte de données électroniques ou encore parce qu’ils ont de la difficulté à trouver ou à accéder à des documents ou des ressources de la compagnie.  

Pour éviter ce genre de problèmes, il est important d’optimiser la gestion documentaire électronique de la compagnie et de s’assurer d’avoir une structure efficace permettant à la fois d’éliminer les risques de perdre des données, et de permettre à tous les employés un accès et une utilisation facile des documents ou logiciels auxquels ils devront avoir recours.

En conclusion, force est de constater que contrairement aux croyances populaires, les facteurs ayant l’impact le plus important sur l’amélioration de la productivité en entreprise ne sont pas forcément technologiques, mais bien humains. Ils se rapportent aux connaissances informatiques des humains, à la psychologie digitale et à la gestion du changement. Au fond, l’entreprise doit s’assurer que ses employés soient aussi agiles que les technologies qu’elle utilise en fournissant à ceux-ci le savoir requis pour s’adapter au fur et à mesure des avancées informatiques.