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Quel type de gestionnaire du temps êtes-vous ?
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Dans le premier article de cette série, j’ai mentionné une étude de la firme McKinsey montrant que dans un sondage effectué auprès d’environ 1 500 cadres, seulement 9 % se déclarent satisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps au travail. Près de la moitié admettent aussi qu’ils ne se concentrent pas suffisamment sur la direction stratégique de l’entreprise ou de l’organisation.
Les auteurs de l’étude ont voulu savoir si les cadres insatisfaits avaient des points en commun. Ils ont déterminé que ceux qui sont insatisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps appartenaient à l’un des types de gestionnaires suivants :
TÉLÉMANAGER : tend à rester à son bureau, consacre plus de temps que la moyenne à envoyer des courriels ou à téléphoner. Consacre moins de temps que les autres à motiver les gens ou à interagir directement avec ses subordonnés.
L'ENTRAÎNEUR : passe plus de temps que la moyenne à interagir face à face ou dans des réunions avec ses employés et consacre un temps limité aux parties prenantes externes. Utilise les courriels et le téléphone nettement moins que les autres.
LE RELATIONNISTE : consacre la majorité de son temps aux parties prenantes externes, mais manque de temps pour réfléchir et néglige la stratégie. Quelques employés privilégiés peuvent le rencontrer en personne, mais les autres se heurtent à une porte fermée.
LE POMPIER : consacre le plus clair de son temps à réagir aux urgences par téléphone ou par courriel. Est plus souvent seul que les autres, mais ne prend pas souvent le temps de réfléchir ou de formuler des directives.
Plusieurs cadres insatisfaits, surtout les pompiers et les télémanagers, ont du mal à consacrer le temps nécessaire aux conversations et aux relations d’équipe qui nourrissent les projets et les font réussir.
Les télémanagers consacrent moins de 20 % de leurs journées de travail à rencontrer et à motiver leurs employés individuellement ou en groupe. Leur mode de communication préféré est le courriel, d’autres formes de messageries asynchrones et le téléphone, tous des substituts inadéquats à de vraies conversations.
Les relationnistes (les PDG y sont bien représentés) et les entraîneurs (qui relèvent souvent des précédents) semblent réaliser des choses essentielles : les relationnistes dédient la majorité de leur temps à des rencontres en personne avec des parties prenantes importantes (souvent externes), alors que les entraîneurs consacrent plus de 20 % du leur (plus que tous les autres groupes) à interagir, encourager et motiver les employés.
Mais que négligent les insatisfaits ? Les entraîneurs allouent moins de temps que les autres cadres aux parties prenantes externes de l’organisation. Du côté des relationnistes, 80 % des interactions ont lieu en personne ou au téléphone. Ils disent avoir de la difficulté à interagir avec une grande partie de la main d’œuvre et à consacrer assez de temps à la réflexion et à la stratégie. Le défi est le même pour les entraîneurs qui consacrent moins de 10 % de leur temps à se concentrer sur la stratégie à long terme.
Les directeurs généraux dominent parmi les pompiers, puisqu’ils passent beaucoup de temps seuls dans leur bureau à effectuer de la micro gestion et à répondre à des supposées urgences par courriel ou par téléphone (40 % de leur temps par rapport à 13 % pour les relationnistes). Ces cadres se plaignent aussi de la prédominance des enjeux à court terme et des décisions opérationnelles immédiates dans leur emploi du temps, ce qui les empêche d’établir une direction stratégique et organisationnelle.
Je rencontre régulièrement des dirigeants qui appartiennent à l’un ou l’autre de ces groupes et leur insatisfaction est palpable. Que devraient-ils faire pour être plus satisfaits ? L’étude de McKinsey révèle tout de même qu’un cadre sur dix est satisfait de son utilisation du temps. Alors, quelle est leur recette ?
Il semble, en gros, que l’équilibre soit un élément important. Les dirigeants satisfaits consacrent en moyenne 34 % de leur temps aux parties prenantes externes (incluant les conseils d’administration, clients et investisseurs), 39 % de leur temps en réunions à internes (partagées également entre des tête-à-tête avec leurs subalternes, des activités d’équipes axées sur le leadership et d’autres rencontres avec les employés) et 24 % au travail solitaire.
En ce qui concerne le temps que ces dirigeants consacrent aux interactions avec d’autres, 40 % a lieu en personne, 25 % en vidéo ou en téléconférence et 10 % sous une autre forme de communication en direct. Moins du tiers fait appel aux courriels ou à d’autres formes asynchrones comme les boîtes vocales.
Le groupe satisfait a identifié quatre activités primordiales qui occupent les deux tiers de leur temps avec des parts à peu près égales :
- prendre des décisions opérationnelles et commerciales importantes,
- gérer et motiver le personnel
- établir une direction et une stratégie
- gérer les parties prenantes externes.
Notez que les cadres insatisfaits n’ont mentionné aucune de ces activités transactionnelles et administratives parmi leurs occupations principales.
Les pourcentages cités plus haut sont des moyennes et ne constituent pas une recette. La répartition réelle de l’emploi du temps de chaque personne dépendra de sa position dans l’organisation, du secteur d’activité et de plusieurs autres facteurs. Je note cependant que l’impression d’équilibre entre divers types d’activités est plus grande dans le groupe des dirigeants satisfaits que du côté des insatisfaits.
Est-ce que les cadres satisfaits ont une tendance naturelle à équilibrer ces divers secteurs d’activité ? Est-ce que cette tendance naturelle fait défaut chez les gestionnaires insatisfaits ? Sont-ils plutôt victimes de leurs préférences ? Ce sont toutes des questions intéressantes, mais l’étude de McKinsey n’y répond pas. D’ailleurs serions-nous plus avancés si nous le savions ?
Peu importe la cause, si vous êtes insatisfait de la façon dont vous utilisez votre temps parce que vous n’en consacrez pas assez à des activités importantes pour votre organisation, vous devrez corriger la situation en faisant une place plus importante à ces activités dans votre calendrier.
L'un des prochains articles de cette série portera sur la notion de choix : choisir quoi faire au lieu de vouloir tout faire.
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Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
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Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
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Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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Mélanie a lu l'avenir pour vous
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La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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18 juin 2019 / Article / Efficacité au travail
Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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19 avril 2019 / Article / Efficacité au travail
Les dommages collatéraux du multitâche
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
En février, nous avons parlé des effets néfastes du multitâche sur la santé et la productivité de ceux qui le font. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les personnes qui entourent celles qui le font.
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11 mars 2019 / Article / Gestion documentaire
La gestion documentaire, un mal nécessaire
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lorsqu’on y pense, l’action qui consiste à classer un document a peu de valeur ajoutée.
Par contre, le fait de chercher est une activité à haute valeur non ajoutée.
C’est pourquoi, dans un contexte où nous assistons à l’essor du big data et à la prolifération de l’information, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique !
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24 janvier 2019 / Article / Formation hybride
Un apprentissage plus performant
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
L’être humain apprend mieux lorsqu’il combine diverses façons d’assimiler ce qu’il désire apprendre. Cette combinaison peut prendre bien des formes. Suivre des cours, participer à des ateliers, lire, écouter des vidéos, expérimenter, se faire coacher.
Expliquer à quelqu’un d’autre ce que l’on sait ou ce que l’on est en train d’apprendre est aussi une excellente façon d’apprendre. On dit que l’une des meilleures façons d’apprendre quelque chose est de l’enseigner.
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2 mai 2018 / Article / Gestion de projet
La gestion des priorités pour le gestionnaire de projet, c'est le temps d'en parler.
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion des priorités est une habileté essentielle pour le gestionnaire de projet voulant garder le contrôle sur ses activités. Sans elle, le gestionnaire de projet sera à la merci des changements quotidiens qui sont si fréquents au cœur de ce type de gestion. La gestion des priorités fut abordée de mainte façon, mais pratiquement jamais dans le contexte de la gestion de projet. Grâce à notre modèle, vous aurez une longueur d’avance sur les imprévus, les changements et les défis quotidiens.
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4 avril 2018 / Article / Gestion documentaire
Les signatures numériques, pourquoi est-ce plus sécuritaire que le stylo!
Sylvain Laurence / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des signatures manuscrites est le processus qui empêche encore d’être totalement sans papier. On imprime pour faire signer puis on scanne le document et on le classe. Souvent, on classe même à la fois le document original signé, et sa copie numérisée, par crainte d’avoir besoin de la signature originale. Tout ça parce qu’on a l’impression qu’une signature signée est plus forte que tout au niveau de la loi. Et bien j’ai le plaisir de vous annoncer que c’est faux!
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19 mars 2018 / Article / Habiletés informatiques
L'incompétence informatique et la productivité en entreprise
Marianne Trottier / COMMUNICATION ET
DÉVELOPPEMENT DE FORMATION On a souvent l’impression, en milieu de travail, que l’utilisation d’outils technologiques est synonyme de productivité. Pourtant, pour que cela soit applicable sans équivoque, il est nécessaire que ces dits outils technologiques soient utilisés et gérés efficacement…ce qui n’est pas toujours le cas.
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22 février 2018 / Article / Gestion de projets
La gestion de projets – pratiques gagnantes et essentielles (1 de 10)
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d'une série de capsules sur le thème
de la gestion de projet : Les pratiques gagnantes et essentielles.
Chacune de ces capsules portera sur un volet particulier de la gestion de projet
et proposera des pistes de solution pouvant être mises en pratique de façon rapide
dans vos fonctions quotidiennes de gestionnaire de projet.
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9 octobre 2017 / Article / PRODUCTIVITÉ
Travailler avec plus d'un écran
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
C'est prouvé, travailler avec deux, voire trois écrans, augmente la productivité. Et il y a d'autres avantages !
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11 septembre 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comment installer une culture de la gestion du temps dans une organisation.
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30 août 2017 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérez vos projets avec SharePoint
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Vous pouvez maintenant gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets dans SharePoint ! Voici enfin un endroit où vous pourrez centraliser toutes les informations sur vos projets. Et avec la venue de PowerBI, vous pourrez aussi construire des tableaux de bord magiques !
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13 août 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Planifier de façon flexible et optimale
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La planification n’a de sens que si elle fait économiser du temps. Eh bien, elle en économise certainement en autant qu'elle soit effectuée de façon flexible et optimale.
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16 juillet 2017 / Article / LEADERSHIP
Une communication saine et efficace, une des assises de la gestion
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Et si une communication réussie consistait à comprendre celui qui écoute?
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4 juin 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Gérer par objectifs pour mieux piloter le changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comprendre et utiliser la DPO, la DPPO et SMART en morcelant vos objectifs!
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24 mai 2017 / Article / E-LEARNING
5 règles pour développer un bon tutoriel
Le-Cours.ca / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cet article a été publié par Le-Cours.ca, partenaire en développement de formation E-Learning sur mesure.
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9 avril 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Une grande erreur en gestion du temps: vouloir tout faire (1/2)
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Le proverbe « Qui trop embrasse mal étreint » remonte au 14e siècle ! Non, on ne peut pas tout faire...
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26 février 2017 / Article / LEADERSHIP
Comment adapter votre style de leadership à un contexte de changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Les crises sont des changements soudains, inattendus, imposés et lourds de conséquences. Les changements souhaités par un leader sont, eux, généralement progressifs et planifiés. Voyons quels enseignements les crises peuvent apporter quand il s'agit de mettre en œuvre des changements.
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4 décembre 2016 / Article / LEADERSHIP
Savoir adopter le bon style de leadership selon les différents intervenants
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La théorie du leadership situationnel est basée sur le constat qu’un leader possède en général deux visions quant à la façon appropriée de superviser des activités en équipe. Le leader responsable d’une équipe doit, dans sa façon d’assurer son leadership, mettre ses efforts soit sur les tâches à accomplir, soit sur le contact relationnel avec ses coéquipiers. Une compréhension adéquate du leadership situationnel permet au responsable d’une équipe de déterminer l’attitude qu’il doit adopter pour utiliser de manière optimale ses collaborateurs/coéquipiers.
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22 novembre 2016 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérer votre temps dans un contexte de projets multiples
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Vous devez d’abord en maîtriser les grands principes. Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute).
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1 novembre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Quel type de gestionnaire du temps êtes-vous ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Selon une étude de la firme McKinsey, seulement 9 % se déclarent satisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps au travail.
Les auteurs de l’étude ont voulu savoir si les cadres insatisfaits avaient des points en commun. Ils ont déterminé qu'en effet, ils appartenaient à l’un des types de gestionnaires suivants...
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21 octobre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Votre temps est précieux ! Pourriez-vous l’optimiser ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d’une série d‘articles sur le thème de la gestion du temps et des moyens que vous pouvez mettre en œuvre pour en faire un meilleur usage. Tous peuvent en bénéficier, qu’ils soient gestionnaires ou non.
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15 février 2017 / Nous avons lu pour vous / TECHNOLOGIE
Mélanie a lu l'avenir pour vous
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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21 octobre 2016 / Nous avons lu pour vous / GESTION DU CHANGEMENT
Trop vite ! Pourquoi nous sommes prisonniers du court terme
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Dans Trop vite ! Servan-Schreiber explore les conséquences de ce qu’il appelle le « court-termisme », causé par l’accélération des communications, sur la politique, la finance, les organisations, les êtres humains et l’environnement. À propos des individus, il explore les effets du court-termisme sur la consommation, sur les rythmes de vie et sur les relations aux autres — tant personnelles que professionnelles.
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9 août 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
Jérémy Mayer-Boisvert / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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25 septembre 2017 / Trucs et astuces / OFFICE 365
Survol d'Office 365
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Plusieurs personnes utilisent maintenant Office 365 comme bureau virtuel, mais n’en comprennent pas toujours tous les aspects. Tour d’horizon!
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6 novembre 2017 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Comment consulter des tâches Outlook sur un appareil mobile
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Tasks & Notes for MS Exchange a la cote auprès des utilisateurs mobiles d’Outlook !
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13 mars 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleurs raccourcis dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Que diriez-vous de découvrir une mine de raccourcis, connus et moins connus, pour accélérer la saisie de données dans Excel?
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29 janvier 2017 / Trucs et astuces / ONEDRIVE
Les avantages d’utiliser votre OneDrive Entreprise
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Le travail simultané de plusieurs personnes sur un même document et l’accès aux différentes versions d’un document sont deux avantages très intéressants que plusieurs recherchent. Comment procéder ?
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1 janvier 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleures pratiques dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
LIRE LA SUITE
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20 juin 2017 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
Comment fixer la position des icônes sur le bureau de votre ordinateur
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Si les icônes de votre bureau bougent lorsque vous vous branchez à d'autres écrans, voici la solution!
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29 mai 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche de protection des données dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
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21 octobre 2016 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Deux secrets du bouton Ctrl avec Outlook
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Des astuces simples qui pourtant pourront vous épargner bien des soupirs !
Les raccourcis clavier économisent du temps qui peut être consacré à des tâches plus utiles et intéressantes. Il vaut la peine d’investir un peu de temps les premières fois pour en faire rapidement des automatismes !
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18 décembre 2016 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
La mobilité et la gestion des tâches
Jean-Luc Dion / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lors de vos déplacements, il est essentiel de pouvoir consulter la liste de vos tâches. Voici comment faire avec Gmail.
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