Vous est-il déjà arrivé lorsque vous étiez à l’école, d’avoir ce compagnon de classe, appelons-le Charles, qui restait toujours un peu dans l’ombre? Humble et discret, il était facile de ne pas remarquer sa présence. Pourtant, une fois qu’on apprenait à le connaître, on ne pouvait plus s’en passer. Serviable, versatile, ingénieux, c’était l’ami sur lequel on pouvait toujours compter. Performant dans toutes les matières, même dans les sports, c’était celui qu’on voulait dans son équipe

Saviez-vous que la classe Microsoft Office a son Charles. Il s’appelle OneNote.

J'ai ça moi, One Note?

Bien des gens ne savent pas que s’ils ont Excel, Word ou Powerpoint, ils ont aussi, par défaut, OneNote. Le logiciel vient gratuitement avec la suite Office. Il n’y a donc rien à télécharger, installer ou configurer. Il suffit de double-cliquer sur l’icône OneNote qui se cache au milieu de la foule, tel un « Charles », dans leurs applications d’ordinateur ou directement sur leur Cloud.

En quoi cet « ami caché » peut-il être si utile?

One Note est un logiciel de prise de notes, rigoureux et intuitif, qui permet de  stocker toutes sortes d’informations. Plus qu’une simple version digitale du bien-aimé bloc de Post-its, One Note vous permet de conserver précieusement non seulement vos notes traditionnelles, mais aussi des photos, des fichiers audios, des vidéos, des procédures de groupes, des reçus, des courriels, des pages web, des PDFs, des présentations, alouette!

Bref tout ce qui peut être noté, imprimé, visionné ou photographié et à quoi vous pourriez vouloir vous référer un jour, tant sur le plan professionnel que personnel.

OneNote est organisé comme un bloc-notes et un système d’onglets en simule les différentes sections. Il est possible d’intégrer plusieurs pages à un même onglet et de diviser chaque page en sous-pages. Facile à monter, à utiliser, et à modifier, il permet de structurer et d’assembler tous types de notes et d’informations, sans se casser la tête.

Accessible…et compatible!

L’une des grandes forces de One Note est son accessibilité. Comme il est pris en charge par OneDrive, lorsque vous entrez vos notes, il devient possible d’y accéder à partir de tous vos appareils, votre PC, votre tablette mais aussi de … votre téléphone intelligent!  C’est l’application qui fait le meilleur pont entre tous vos outils. L’une des fonctionnalités permet même de scanner des images prises avec votre téléphone ou tablette et d’en extraire le texte pour le rendre éditable dans vos blocs-notes.

Dès que vous connectez l’un de vos appareils à Internet, le contenu de One Note se synchronise automatiquement. Vous pouvez donc consulter vos notes pratiquement n’importe où et n’importe quand.

Comme One Note fait partie de la grande famille Microsoft, vous pouvez également compter sur lui pour être compatible avec toutes les autres logiciels de la suite.  Vous pouvez par exemple importer des tableaux Excel, créer des tâches pour Outlook, prendre des notes sur une présentation Power Point, ajouter des diagrammes Visio et encore tellement plus!

Un moteur de recherches puissant et un système d’annotation sous forme de balises

One Note bénéficie également d’un moteur de recherche élaboré. Il permet de retrouver, en une fraction de seconde, n’importe quel terme répertorié dans l’application incluant ceux enregistrés dans des mémos audios ou vidéos. Vous pouvez également marquer une note avec une balise. Le moteur de recherche permet ensuite d’afficher vos notes selon ces balises. Les balises sont même personnalisables. Pratique non?

Partager et collaborer

Il vous est aussi possible de partager un ou plusieurs blocs-notes avec certains collègues pour des listes de choses à faire ou des notes de projets … ou encore, pourquoi pas, avec votre douce moitié pour la liste d’épicerie ou le partage des tâches.

Créer des modèles

Comme je le disais, OneNote est à la fois intuitif et rigoureux. Il permet notamment d’y créer des modèles faciles à utiliser. Ces modèles pourraient par exemple être, des tableaux de liste de tâches à partager, des ordres du jour, des comptes rendus, etc.  

Usages congrus et incongrus de One Note

Il y a mille et une façons d’utiliser One Note. Avec un peu de créativité, « sky is the limit » comme diraient nos voisins du Sud. Je me suis quand même permise de répertorier une liste sommaire d’usages possibles du logiciel, je vous mets au défi de ne pas voir l’utilité d’au moins l’une d’elle suite à la lecture de cet article.

Gérer ses réunions

One Note est un outil vraiment performant pour la préparation et la gestion des réunions. En utilisant OneNote pour préparer la réunion, vous pouvez facilement insérer des mises en contexte dans votre dossier de préparation tels que des détails du calendrier Outlook, des documents venant de votre desktop, des pages d’information trouvées sur internet par exemple.

Vous pourrez faire parvenir l’ordre du jour à partir de OneNote et prendre les notes, lors de la réunion, dans ce même dossier. Vous pourrez même, si vous désirez conserver l’intégralité de la réunion, utiliser l’option OneNote d’enregistrement audio ou vidéo. De plus, une option permet d’établir un lien entre les notes prises pendant la réunion ou la conférence et l’enregistrement audio ou vidéo.

Monter un dossier de recherche ou concevoir un projet

Pour monter un dossier de projet, un article, ou un travail scolaire, OneNote est particulièrement utile pour organiser nos idées et recueillir l’information résultant de nos recherches sur Internet. En utilisant l’outil capture pour conserver une page ou une partie de page, le lien pour accéder à cette page s’enregistre, effectivement, automatiquement.

Vous pouvez ajouter au dossier des photos, des pages scannées de livres de bibliothèque ou des vidéos documentaires, le tout, au même endroit, encore une fois!

Gérer un projet ou une liste de tâche en équipe

Certains petits projets, qui ne nécessitent pas nécessairement l’élaboration d’outils complexes comme un diagramme de Gantt impliquent tout de même la collaboration de plusieurs individus.

Pour ce type de projets, souvent d’ailleurs, les plus nombreux en entreprise, OneNote est l’outil idéal. Facile à mettre en place et à consulter il devient un incontournable. De plus les balises de suivi que l’on insère dans OneNote, créent automatiquement des tâches dans Outlook.

Prendre des notes audios, on the go

Vous venez d’avoir une illumination mais vous êtes déjà en retard pour une réunion au bureau ou un souper chez votre belle-mère et n’avez pas le temps de taper votre idée dans vos notes? Vous n’avez qu’à utiliser la fonction d’enregistrement audio de One Note, dicter tous les détails possibles, et le tour est joué. Votre idée est maintenant dans votre bloc note, et elle ne peut plus s’échapper.

Faire sa liste d’épicerie

Je ne suis surement pas la seule qui arrivait à l’épicerie en ne se rappelant plus ce que je devais aller chercher, ou en ne trouvant plus dans ma spacieuse sacoche, ma liste d’items notée sur un bout de papier.  En créant sa liste d’épicerie sur One Note, il est impossible de la perdre. On peut ajouter une petite boîte à cocher à côté de chaque item et les cocher, au fur et à mesure qu’ils atteignent le fond du panier d’épicerie. La beauté de la chose? On peut décocher et recocher les items d’une liste à l’infini et donc, ne pas avoir à la réécrire à chaque fois.

Si vous partagez cette liste avec votre conjoint, vous recevrez une notification lorsqu’il décoche un item de la liste, et pourrez donc savoir sur le champ, que votre demeure est touchée par une pénurie de rouleaux essuie-tout afin de remédier immédiatement à la situation. Attention toutefois, il ou elle pourrait aussi tenter de subtilement ajouter quelques bouteilles de vin à la liste!

Créer un répertoire de recettes

Si, comme moi, vous avez un petit penchant pour la gastronomie, vous pourriez être intéressé par l’idée de vous monter un immense « Bloc-notes de recettes ».

Vous pouvez ainsi, créer une section « Recettes », et utiliser votre caméra pour prendre des photos de toutes les recettes que vous utilisez dans vos divers livres et magazines. Vous pouvez y ajouter des recettes trouvées sur l’internet, ou envoyées par des amis. Vous pouvez classer le tout en créant des pages ou sous-pages par types de recettes ou encore mettre des balises pour mieux organiser votre collection. Vous manquez d’inspiration pour un souper entre amis? Vous avez maintenant un catalogue culinaire complet à portée de…clic.

Conserver des reçus

Certains reçus méritent d’être conservés. Ils serviront, par exemple, à produire un compte de dépenses ou encore, devront être envoyés comme preuves pour des assurances. Or, il est si facile de perdre un bout de papier. En prenant des photos de vos reçus important et en les attachant à un bloc-notes, vous n’aurez plus jamais besoin de vider toutes vos poches de jeans, votre coffre à gant ou votre tiroir ramasse papiers (on en a tous un).

Comme One Note fonctionne au même titre qu’une base de données, vous pouvez ensuite facilement retrouver le reçu que vous cherchez en entrant une date, un item, un magasin ou un montant déboursé dans le moteur de recherche.

Gérer ses voyages

Bien des informations sont souvent utiles à conserver pour la planification d’un voyage. Courriels de confirmations, adresses des hôtels, attractions touristiques à visiter, détails des vols, bonnes adresses de restaurants, cartes ou itinéraires de la région et j’en passe.  Avec One Note, vous pouvez consigner toutes ces informations dans un seul endroit. Vous pouvez même créer une liste des items à mettre dans votre valise, et la réutiliser pour chaque voyage pour ne jamais rien oublier! La grande beauté c’est que grace aux balises vous n’avez pas à organiser ses informations avec un grand soin. Le moteur de recherche fera le travail.

Suivre ses entraînements

Vous vous êtes monté un programme d’entraînement et voulez noter rapidement ce que vous faites chaque jour? C’est facile, vous n’avez qu’à l’indiquer dans un bloc-notes préalablement créé à cet effet. Vous pouvez y noter tous les rapports de votre compteur de calories ou les autres données que vous désirez conserver. Vous pourriez même ajouter à ce bloc note, des recettes santé ou une démonstration filmée. Et, souvenez-vous, grâce à son accessibilité sur OneDrive, vous pourrez accéder à votre programme d’entrainement à partir de votre téléphone.

Comme vous avez pu le constater, les usages de One Note sont aussi nombreux qu’insoupçonnés. Il n’en tient qu’à vous maintenant d’en faire votre meilleur ami, et de sortir de l’ombre ce « Charles » informatique.

OneNote est là pour nous simplifier la vie, à nous de lui tendre la main.