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One Note, cet ami méconnu
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Vous est-il déjà arrivé lorsque vous étiez à l’école, d’avoir ce compagnon de classe, appelons-le Charles, qui restait toujours un peu dans l’ombre? Humble et discret, il était facile de ne pas remarquer sa présence. Pourtant, une fois qu’on apprenait à le connaître, on ne pouvait plus s’en passer. Serviable, versatile, ingénieux, c’était l’ami sur lequel on pouvait toujours compter. Performant dans toutes les matières, même dans les sports, c’était celui qu’on voulait dans son équipe
Saviez-vous que la classe Microsoft Office a son Charles. Il s’appelle OneNote.
J'ai ça moi, One Note?
Bien des gens ne savent pas que s’ils ont Excel, Word ou Powerpoint, ils ont aussi, par défaut, OneNote. Le logiciel vient gratuitement avec la suite Office. Il n’y a donc rien à télécharger, installer ou configurer. Il suffit de double-cliquer sur l’icône OneNote qui se cache au milieu de la foule, tel un « Charles », dans leurs applications d’ordinateur ou directement sur leur Cloud.
En quoi cet « ami caché » peut-il être si utile?
One Note est un logiciel de prise de notes, rigoureux et intuitif, qui permet de stocker toutes sortes d’informations. Plus qu’une simple version digitale du bien-aimé bloc de Post-its, One Note vous permet de conserver précieusement non seulement vos notes traditionnelles, mais aussi des photos, des fichiers audios, des vidéos, des procédures de groupes, des reçus, des courriels, des pages web, des PDFs, des présentations, alouette!
Bref tout ce qui peut être noté, imprimé, visionné ou photographié et à quoi vous pourriez vouloir vous référer un jour, tant sur le plan professionnel que personnel.
OneNote est organisé comme un bloc-notes et un système d’onglets en simule les différentes sections. Il est possible d’intégrer plusieurs pages à un même onglet et de diviser chaque page en sous-pages. Facile à monter, à utiliser, et à modifier, il permet de structurer et d’assembler tous types de notes et d’informations, sans se casser la tête.
Accessible…et compatible!
L’une des grandes forces de One Note est son accessibilité. Comme il est pris en charge par OneDrive, lorsque vous entrez vos notes, il devient possible d’y accéder à partir de tous vos appareils, votre PC, votre tablette mais aussi de … votre téléphone intelligent! C’est l’application qui fait le meilleur pont entre tous vos outils. L’une des fonctionnalités permet même de scanner des images prises avec votre téléphone ou tablette et d’en extraire le texte pour le rendre éditable dans vos blocs-notes.
Dès que vous connectez l’un de vos appareils à Internet, le contenu de One Note se synchronise automatiquement. Vous pouvez donc consulter vos notes pratiquement n’importe où et n’importe quand.
Comme One Note fait partie de la grande famille Microsoft, vous pouvez également compter sur lui pour être compatible avec toutes les autres logiciels de la suite. Vous pouvez par exemple importer des tableaux Excel, créer des tâches pour Outlook, prendre des notes sur une présentation Power Point, ajouter des diagrammes Visio et encore tellement plus!
Un moteur de recherches puissant et un système d’annotation sous forme de balises
One Note bénéficie également d’un moteur de recherche élaboré. Il permet de retrouver, en une fraction de seconde, n’importe quel terme répertorié dans l’application incluant ceux enregistrés dans des mémos audios ou vidéos. Vous pouvez également marquer une note avec une balise. Le moteur de recherche permet ensuite d’afficher vos notes selon ces balises. Les balises sont même personnalisables. Pratique non?
Partager et collaborer
Il vous est aussi possible de partager un ou plusieurs blocs-notes avec certains collègues pour des listes de choses à faire ou des notes de projets … ou encore, pourquoi pas, avec votre douce moitié pour la liste d’épicerie ou le partage des tâches.
Créer des modèles
Comme je le disais, OneNote est à la fois intuitif et rigoureux. Il permet notamment d’y créer des modèles faciles à utiliser. Ces modèles pourraient par exemple être, des tableaux de liste de tâches à partager, des ordres du jour, des comptes rendus, etc.
Usages congrus et incongrus de One Note
Il y a mille et une façons d’utiliser One Note. Avec un peu de créativité, « sky is the limit » comme diraient nos voisins du Sud. Je me suis quand même permise de répertorier une liste sommaire d’usages possibles du logiciel, je vous mets au défi de ne pas voir l’utilité d’au moins l’une d’elle suite à la lecture de cet article.
Gérer ses réunions
One Note est un outil vraiment performant pour la préparation et la gestion des réunions. En utilisant OneNote pour préparer la réunion, vous pouvez facilement insérer des mises en contexte dans votre dossier de préparation tels que des détails du calendrier Outlook, des documents venant de votre desktop, des pages d’information trouvées sur internet par exemple.
Vous pourrez faire parvenir l’ordre du jour à partir de OneNote et prendre les notes, lors de la réunion, dans ce même dossier. Vous pourrez même, si vous désirez conserver l’intégralité de la réunion, utiliser l’option OneNote d’enregistrement audio ou vidéo. De plus, une option permet d’établir un lien entre les notes prises pendant la réunion ou la conférence et l’enregistrement audio ou vidéo.
Monter un dossier de recherche ou concevoir un projet
Pour monter un dossier de projet, un article, ou un travail scolaire, OneNote est particulièrement utile pour organiser nos idées et recueillir l’information résultant de nos recherches sur Internet. En utilisant l’outil capture pour conserver une page ou une partie de page, le lien pour accéder à cette page s’enregistre, effectivement, automatiquement.
Vous pouvez ajouter au dossier des photos, des pages scannées de livres de bibliothèque ou des vidéos documentaires, le tout, au même endroit, encore une fois!
Gérer un projet ou une liste de tâche en équipe
Certains petits projets, qui ne nécessitent pas nécessairement l’élaboration d’outils complexes comme un diagramme de Gantt impliquent tout de même la collaboration de plusieurs individus.
Pour ce type de projets, souvent d’ailleurs, les plus nombreux en entreprise, OneNote est l’outil idéal. Facile à mettre en place et à consulter il devient un incontournable. De plus les balises de suivi que l’on insère dans OneNote, créent automatiquement des tâches dans Outlook.
Prendre des notes audios, on the go
Vous venez d’avoir une illumination mais vous êtes déjà en retard pour une réunion au bureau ou un souper chez votre belle-mère et n’avez pas le temps de taper votre idée dans vos notes? Vous n’avez qu’à utiliser la fonction d’enregistrement audio de One Note, dicter tous les détails possibles, et le tour est joué. Votre idée est maintenant dans votre bloc note, et elle ne peut plus s’échapper.
Faire sa liste d’épicerie
Je ne suis surement pas la seule qui arrivait à l’épicerie en ne se rappelant plus ce que je devais aller chercher, ou en ne trouvant plus dans ma spacieuse sacoche, ma liste d’items notée sur un bout de papier. En créant sa liste d’épicerie sur One Note, il est impossible de la perdre. On peut ajouter une petite boîte à cocher à côté de chaque item et les cocher, au fur et à mesure qu’ils atteignent le fond du panier d’épicerie. La beauté de la chose? On peut décocher et recocher les items d’une liste à l’infini et donc, ne pas avoir à la réécrire à chaque fois.
Si vous partagez cette liste avec votre conjoint, vous recevrez une notification lorsqu’il décoche un item de la liste, et pourrez donc savoir sur le champ, que votre demeure est touchée par une pénurie de rouleaux essuie-tout afin de remédier immédiatement à la situation. Attention toutefois, il ou elle pourrait aussi tenter de subtilement ajouter quelques bouteilles de vin à la liste!
Créer un répertoire de recettes
Si, comme moi, vous avez un petit penchant pour la gastronomie, vous pourriez être intéressé par l’idée de vous monter un immense « Bloc-notes de recettes ».
Vous pouvez ainsi, créer une section « Recettes », et utiliser votre caméra pour prendre des photos de toutes les recettes que vous utilisez dans vos divers livres et magazines. Vous pouvez y ajouter des recettes trouvées sur l’internet, ou envoyées par des amis. Vous pouvez classer le tout en créant des pages ou sous-pages par types de recettes ou encore mettre des balises pour mieux organiser votre collection. Vous manquez d’inspiration pour un souper entre amis? Vous avez maintenant un catalogue culinaire complet à portée de…clic.
Conserver des reçus
Certains reçus méritent d’être conservés. Ils serviront, par exemple, à produire un compte de dépenses ou encore, devront être envoyés comme preuves pour des assurances. Or, il est si facile de perdre un bout de papier. En prenant des photos de vos reçus important et en les attachant à un bloc-notes, vous n’aurez plus jamais besoin de vider toutes vos poches de jeans, votre coffre à gant ou votre tiroir ramasse papiers (on en a tous un).
Comme One Note fonctionne au même titre qu’une base de données, vous pouvez ensuite facilement retrouver le reçu que vous cherchez en entrant une date, un item, un magasin ou un montant déboursé dans le moteur de recherche.
Gérer ses voyages
Bien des informations sont souvent utiles à conserver pour la planification d’un voyage. Courriels de confirmations, adresses des hôtels, attractions touristiques à visiter, détails des vols, bonnes adresses de restaurants, cartes ou itinéraires de la région et j’en passe. Avec One Note, vous pouvez consigner toutes ces informations dans un seul endroit. Vous pouvez même créer une liste des items à mettre dans votre valise, et la réutiliser pour chaque voyage pour ne jamais rien oublier! La grande beauté c’est que grace aux balises vous n’avez pas à organiser ses informations avec un grand soin. Le moteur de recherche fera le travail.
Suivre ses entraînements
Vous vous êtes monté un programme d’entraînement et voulez noter rapidement ce que vous faites chaque jour? C’est facile, vous n’avez qu’à l’indiquer dans un bloc-notes préalablement créé à cet effet. Vous pouvez y noter tous les rapports de votre compteur de calories ou les autres données que vous désirez conserver. Vous pourriez même ajouter à ce bloc note, des recettes santé ou une démonstration filmée. Et, souvenez-vous, grâce à son accessibilité sur OneDrive, vous pourrez accéder à votre programme d’entrainement à partir de votre téléphone.
Comme vous avez pu le constater, les usages de One Note sont aussi nombreux qu’insoupçonnés. Il n’en tient qu’à vous maintenant d’en faire votre meilleur ami, et de sortir de l’ombre ce « Charles » informatique.
OneNote est là pour nous simplifier la vie, à nous de lui tendre la main.
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Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
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Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
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La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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18 juin 2019 / Article / Efficacité au travail
Le multitâche et comment les organisations peuvent le limiter
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Nous avons parlé en février des effets néfastes du multitâche sur ceux qui s’y livrent. En avril, nous avons traité de ses effets sur ceux qui entourent les personnes qui multitâchent et comment y mettre fin. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les milieux de travail.
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19 avril 2019 / Article / Efficacité au travail
Les dommages collatéraux du multitâche
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
En février, nous avons parlé des effets néfastes du multitâche sur la santé et la productivité de ceux qui le font. Parlons maintenant des effets du multitâche sur les personnes qui entourent celles qui le font.
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11 mars 2019 / Article / Gestion documentaire
La gestion documentaire, un mal nécessaire
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lorsqu’on y pense, l’action qui consiste à classer un document a peu de valeur ajoutée.
Par contre, le fait de chercher est une activité à haute valeur non ajoutée.
C’est pourquoi, dans un contexte où nous assistons à l’essor du big data et à la prolifération de l’information, la gestion documentaire est devenue un enjeu stratégique !
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24 janvier 2019 / Article / Formation hybride
Un apprentissage plus performant
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
L’être humain apprend mieux lorsqu’il combine diverses façons d’assimiler ce qu’il désire apprendre. Cette combinaison peut prendre bien des formes. Suivre des cours, participer à des ateliers, lire, écouter des vidéos, expérimenter, se faire coacher.
Expliquer à quelqu’un d’autre ce que l’on sait ou ce que l’on est en train d’apprendre est aussi une excellente façon d’apprendre. On dit que l’une des meilleures façons d’apprendre quelque chose est de l’enseigner.
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2 mai 2018 / Article / Gestion de projet
La gestion des priorités pour le gestionnaire de projet, c'est le temps d'en parler.
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion des priorités est une habileté essentielle pour le gestionnaire de projet voulant garder le contrôle sur ses activités. Sans elle, le gestionnaire de projet sera à la merci des changements quotidiens qui sont si fréquents au cœur de ce type de gestion. La gestion des priorités fut abordée de mainte façon, mais pratiquement jamais dans le contexte de la gestion de projet. Grâce à notre modèle, vous aurez une longueur d’avance sur les imprévus, les changements et les défis quotidiens.
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4 avril 2018 / Article / Gestion documentaire
Les signatures numériques, pourquoi est-ce plus sécuritaire que le stylo!
Sylvain Laurence / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des signatures manuscrites est le processus qui empêche encore d’être totalement sans papier. On imprime pour faire signer puis on scanne le document et on le classe. Souvent, on classe même à la fois le document original signé, et sa copie numérisée, par crainte d’avoir besoin de la signature originale. Tout ça parce qu’on a l’impression qu’une signature signée est plus forte que tout au niveau de la loi. Et bien j’ai le plaisir de vous annoncer que c’est faux!
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19 mars 2018 / Article / Habiletés informatiques
L'incompétence informatique et la productivité en entreprise
Marianne Trottier / COMMUNICATION ET
DÉVELOPPEMENT DE FORMATION On a souvent l’impression, en milieu de travail, que l’utilisation d’outils technologiques est synonyme de productivité. Pourtant, pour que cela soit applicable sans équivoque, il est nécessaire que ces dits outils technologiques soient utilisés et gérés efficacement…ce qui n’est pas toujours le cas.
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22 février 2018 / Article / Gestion de projets
La gestion de projets – pratiques gagnantes et essentielles (1 de 10)
Pierre Ethier / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d'une série de capsules sur le thème
de la gestion de projet : Les pratiques gagnantes et essentielles.
Chacune de ces capsules portera sur un volet particulier de la gestion de projet
et proposera des pistes de solution pouvant être mises en pratique de façon rapide
dans vos fonctions quotidiennes de gestionnaire de projet.
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9 octobre 2017 / Article / PRODUCTIVITÉ
Travailler avec plus d'un écran
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
C'est prouvé, travailler avec deux, voire trois écrans, augmente la productivité. Et il y a d'autres avantages !
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11 septembre 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Vouloir tout faire — une des grandes erreurs en gestion du temps 2/2
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comment installer une culture de la gestion du temps dans une organisation.
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30 août 2017 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérez vos projets avec SharePoint
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Vous pouvez maintenant gérer l’ensemble de votre portefeuille de projets dans SharePoint ! Voici enfin un endroit où vous pourrez centraliser toutes les informations sur vos projets. Et avec la venue de PowerBI, vous pourrez aussi construire des tableaux de bord magiques !
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13 août 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Planifier de façon flexible et optimale
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La planification n’a de sens que si elle fait économiser du temps. Eh bien, elle en économise certainement en autant qu'elle soit effectuée de façon flexible et optimale.
LIRE LA SUITE
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16 juillet 2017 / Article / LEADERSHIP
Une communication saine et efficace, une des assises de la gestion
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Et si une communication réussie consistait à comprendre celui qui écoute?
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4 juin 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Gérer par objectifs pour mieux piloter le changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Comprendre et utiliser la DPO, la DPPO et SMART en morcelant vos objectifs!
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24 mai 2017 / Article / E-LEARNING
5 règles pour développer un bon tutoriel
Le-Cours.ca / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cet article a été publié par Le-Cours.ca, partenaire en développement de formation E-Learning sur mesure.
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9 avril 2017 / Article / GESTION DU TEMPS
Une grande erreur en gestion du temps: vouloir tout faire (1/2)
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Le proverbe « Qui trop embrasse mal étreint » remonte au 14e siècle ! Non, on ne peut pas tout faire...
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26 février 2017 / Article / LEADERSHIP
Comment adapter votre style de leadership à un contexte de changement
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Les crises sont des changements soudains, inattendus, imposés et lourds de conséquences. Les changements souhaités par un leader sont, eux, généralement progressifs et planifiés. Voyons quels enseignements les crises peuvent apporter quand il s'agit de mettre en œuvre des changements.
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4 décembre 2016 / Article / LEADERSHIP
Savoir adopter le bon style de leadership selon les différents intervenants
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La théorie du leadership situationnel est basée sur le constat qu’un leader possède en général deux visions quant à la façon appropriée de superviser des activités en équipe. Le leader responsable d’une équipe doit, dans sa façon d’assurer son leadership, mettre ses efforts soit sur les tâches à accomplir, soit sur le contact relationnel avec ses coéquipiers. Une compréhension adéquate du leadership situationnel permet au responsable d’une équipe de déterminer l’attitude qu’il doit adopter pour utiliser de manière optimale ses collaborateurs/coéquipiers.
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22 novembre 2016 / Article / GESTION DE PROJETS
Gérer votre temps dans un contexte de projets multiples
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
La gestion de multiples projets est l’un des défis importants en gestion du temps parce qu’il est difficile d’intégrer ces projets aux multiples imprévus et aux nombreuses autres activités quotidiennes. Vous devez d’abord en maîtriser les grands principes. Aujourd’hui, la référence quant aux meilleures pratiques en gestion de projets est le PMI (Project Management Institute).
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1 novembre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Quel type de gestionnaire du temps êtes-vous ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Selon une étude de la firme McKinsey, seulement 9 % se déclarent satisfaits de la façon dont ils utilisent leur temps au travail.
Les auteurs de l’étude ont voulu savoir si les cadres insatisfaits avaient des points en commun. Ils ont déterminé qu'en effet, ils appartenaient à l’un des types de gestionnaires suivants...
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21 octobre 2016 / Article / GESTION DU TEMPS
Votre temps est précieux ! Pourriez-vous l’optimiser ?
René-Louis Comtois / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Ceci est le premier d’une série d‘articles sur le thème de la gestion du temps et des moyens que vous pouvez mettre en œuvre pour en faire un meilleur usage. Tous peuvent en bénéficier, qu’ils soient gestionnaires ou non.
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15 février 2017 / Nous avons lu pour vous / TECHNOLOGIE
Mélanie a lu l'avenir pour vous
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
La mission de LeMarson est d’expliquer ce que sera l'informatique de demain pour vous permettre d'investir dans les meilleures solutions.
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21 octobre 2016 / Nous avons lu pour vous / GESTION DU CHANGEMENT
Trop vite ! Pourquoi nous sommes prisonniers du court terme
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Dans Trop vite ! Servan-Schreiber explore les conséquences de ce qu’il appelle le « court-termisme », causé par l’accélération des communications, sur la politique, la finance, les organisations, les êtres humains et l’environnement. À propos des individus, il explore les effets du court-termisme sur la consommation, sur les rythmes de vie et sur les relations aux autres — tant personnelles que professionnelles.
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9 août 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Collage spécial « Coller les valeurs » dans Excel
Jérémy Mayer-Boisvert / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Cette fonction qui peut sembler intimidante deviendra un jeu d'enfant après cette explication très claire. Et fini les infâmes #REF!
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25 septembre 2017 / Trucs et astuces / OFFICE 365
Survol d'Office 365
Sylvain Ducharme / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Plusieurs personnes utilisent maintenant Office 365 comme bureau virtuel, mais n’en comprennent pas toujours tous les aspects. Tour d’horizon!
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6 novembre 2017 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Comment consulter des tâches Outlook sur un appareil mobile
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Tasks & Notes for MS Exchange a la cote auprès des utilisateurs mobiles d’Outlook !
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13 mars 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleurs raccourcis dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Que diriez-vous de découvrir une mine de raccourcis, connus et moins connus, pour accélérer la saisie de données dans Excel?
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29 janvier 2017 / Trucs et astuces / ONEDRIVE
Les avantages d’utiliser votre OneDrive Entreprise
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Le travail simultané de plusieurs personnes sur un même document et l’accès aux différentes versions d’un document sont deux avantages très intéressants que plusieurs recherchent. Comment procéder ?
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1 janvier 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche des meilleures pratiques dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
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20 juin 2017 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
Comment fixer la position des icônes sur le bureau de votre ordinateur
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Si les icônes de votre bureau bougent lorsque vous vous branchez à d'autres écrans, voici la solution!
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29 mai 2017 / Trucs et astuces / EXCEL
Fiche de protection des données dans Excel
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Un peu de temps bien investi dans la construction de vos classeurs Excel vous en économisera beaucoup à la longue!
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21 octobre 2016 / Trucs et astuces / OUTLOOK
Deux secrets du bouton Ctrl avec Outlook
Mélanie Drainville / FORMATRICE ET CONFÉRENCIÈRE
Des astuces simples qui pourtant pourront vous épargner bien des soupirs !
Les raccourcis clavier économisent du temps qui peut être consacré à des tâches plus utiles et intéressantes. Il vaut la peine d’investir un peu de temps les premières fois pour en faire rapidement des automatismes !
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18 décembre 2016 / Trucs et astuces / MOBILITÉ
La mobilité et la gestion des tâches
Jean-Luc Dion / FORMATEUR ET CONFÉRENCIER
Lors de vos déplacements, il est essentiel de pouvoir consulter la liste de vos tâches. Voici comment faire avec Gmail.
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