Formations Qualitemps - gestion du temps, organisation du travail, l'information écrite. Formations et Conférences.

Astuces et conseils- Avril 2013

admin — Mon, 29 Apr 2013 17:18:34 +0000

Liste trucs et astuces:

2 astuces pour vivre en paix avec la technologie

La clé du changement

Détrompez vous... le bonheur des uns fait le bonheur des autres!

admin — Mon, 29 Apr 2013 16:03:05 +0000

Pensée du jour:

Ne laissez personne venir à vous et repartir sans être plus heureux.

Mère Teresa

Le bonheur est réel que s’il n’est partagé

Christopher Mc Candless

Cours Relié:

Exceller en service à la clientèle

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<h2> <p> </p> <p> </p> <p> Pensée du jour</p> <p> </p> </h2> <h4>Une pensée inspirante pour la semaine.</h4>

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2 astuces pour vivre en paix avec la technologie

admin — Thu, 25 Apr 2013 19:44:44 +0000

Ce mois-ci nous vous transmettons 2 astuces simples qui pourtant pourront

vous faire sauver bien des soupirs!

Voici une vidéo expliquant comment la Ctrl-Z dans Outlook vous permettra de vous sauver d'une mauvaise manipulation en un clic.

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

Voici également une vidéo qui vous permettra d'enregistrer un courriel dans vos dossiers windows à partir d'un raccourci clavier

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

Cours Relié:

Gestion et classement avancé des courriels et des contacts avec Outlook

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<h1>Le Outlook décontracté</h1> <h1> </h1> <p> </p> <h2> </h2> <h2><b><span>2 secrets du bouton Ctrl</span></b></h2> <p> </p> <p>Cliquez-ici pour acceder à deux vidéos explicatifs.</p>  <p> </p> <p> </p>

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La clé du changement

admin — Thu, 25 Apr 2013 19:12:24 +0000

Aujourd'hui en organisation, le changement est pratiquement inévitable. Il est toujours là!!

Pourquoi?

1- Parce que la compétition est beaucoup plus féroce qu'auparavant!

2- Parce que la seule façon de survivre est de s'améliorer constamment et d'innover!

3- Parce qu'il faut apprendre à faire plus avec moins, et ce de manière efficace!

Oui, mais comment vit l'Homme avec le changement?

C'est toujours un choc à différents degrés pour l'Homme, et ce, même quand le changement est voulu!

De plus chaque personne passera plus ou moins vite à travers le cycle psychologique qui passe du dénie à l'adoption du changement.

Imaginez le choc quand le changement est imposé!!!

Communiquer est LA SOLUTION pour aider à adopter et faire adopter un changement!

La communication doit être pensée et planifiée lors de la transition menant à l'implantation du changement.

Les points de communications à prévoir à travers un plan bien défini sont les suivants:

1- Les dates,

2- Les messages-clés à communiquer,

3- Les méthodes à utiliser (présentations, communiqués écrits, page web, rencontres d'équipes, etc.)

4- Les responsables de la mise en place de ces points de communication

Voici également 3 autres points importants à garder en tête pour la gestionnaire

1- Écouter est une partie importante de la communication, vous pourrez apprendre des choses importantes.

2- Un plan, ça se change! L'évolution du changement pourrait vous amener à revoir votre plan!

3- Communiquer est essentiel, même lorsqu'il n'y a pas de nouveaux développements.

Plus on consulte de gens dans l'établissement lors d'un besoin de changer et lors de la période de transition, plus l'acceptation du changement sera grande. Une bonne communication diminuera la résistance à la venue d'éventuels changements!

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Gestion du changement

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<h2> </h2> <h1><span>La communication du leader à travers un changement</span></h1> <h1><o p=""></o></h1> <h1> </h1> <h2>Selon la pensée zen, rien n'est immuable... sauf le changement.</h2> <h2> </h2> <h4>En effet le changement est inévitable et fait partie de l'évolution naturelle des choses.</h4> <p> </p> <h4>Voici quelques astuces de la communication, un point essentiel d'une démarche de transition réussie.</h4> <p> </p>  <p> </p> <p> </p>

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Soyer à la fiche ... contact

admin — Tue, 09 Apr 2013 15:09:03 +0000

Pour choisir rapidement un contact pour un envoi de courriel, de rendez-vous ou encore pour rendre possible
la gestion des activités avec nos contacts Outlook.

Cliquez ici pour accéder à la vidéo

Lorsque vous créez un rendez-vous Outlook, il est intéressant d’y joindre la fiche contact de la personne que vous devez rencontrer.

Soit pour accéder rapidement à ses coordonnées pour la contacter si nécessaire ou pour pouvoir consulter éventuellement l’historique des activités que vous avez eu avec ce contact.

Cette consultation se fait à partir de l’onglet ACTIVITÉ d’une fiche contact et ce peu importe la version du logiciel.

Lorsque votre fichier contact contient plusieurs centaines de contact, la démarche pour relier vos éléments peu paraître un peu longue sauf si vous connaissez le raccourci clavier ALT+K .

Il s’agit simplement d’inscrire soit le prénom, soit le nom de votre contact, suivi du raccourci et une fenêtre avec quelques choix ouvre. Vous y sélectionnez la fiche contact désirée et le tour est joué.

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Gestion et classement avancé des courriels et des contacts avec Outlook

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<h2> <p> </p> <p> </p> <p><span>Découvrez les secrets de la fiche contact</span></p> <p> </p> </h2> <h4> </h4> <h4><span>Accédez facilement à l'historique (courriels, rendez-vous, tâches... ) de vos contacts</span></h4> <h4> </h4> <h1> </h1> <h1> </h1> <p> </p>

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Le taïchi de la communication

admin — Tue, 09 Apr 2013 14:09:22 +0000

Comment manœuvrer avec les personnes difficiles?

Dans le cadre du texte How to Swich an angry person, Dr. Nadia Persun propose une stratégie permettant de désamorcer une personne agressive.

Nous vous en proposons ci-dessous un résumé afin de mieux comprendre et de mieux manœuvrer avec les personnes

« Ne prenez pas les choses personnellement »

L’importance de se dissocier de l’agresseur

L’agressivité d’une personne est dirigée vers vous par procuration. Il est possible en effet que votre comportement, votre attitude, vos paroles ou même tout simplement la situation suscitent un sentiment d’inconfort en elle. Mais cette réaction ne vous appartient pas.

Les gros « bagarreurs » sont en général des gens profondément blessés et vulnérables.

Gardez en tête que la personne menaçante éprouve très souvent un sentiment de confusion et de peur. Son besoin d’entrer en conflit sert bizarrement à sa quête de sécurité et de reconnaissance. Même si l’agressivité et les accusations sont dirigées vers vous, la force qui les génère prend sa source dans les expériences du passé. Il est donc essentiel de s’en dissocier.

Éviter l’égo et le passé

En ce qui concerne l’agression, un des gros désavantages de l’humain par rapport aux autres mammifères est l’égo. Certaines personnes sont prêtes à injurier et à blesser; iront même jusqu’à mettre leur vie en danger, tout simplement pour ne pas « perdre la face » !

Les gros égos sont susceptibles de s’enflammer à la moindre petite égratignure!

Les blessures de l’égo sont elles aussi chose du passé. Voilà pourquoi la plupart des propos injurieux y feront référence. Il faut à tout prix éviter d’accompagner l’agresseur dans ce voyage vers des temps révolus. Laissez-le d’abord s’épuiser en donnant libre cours à ses accusations. Évitez d’argumenter au sujet de qui a fait quoi, quand et pourquoi. Ramenez-le sans cesse à ce qui à son avis serait la meilleure façon de régler le problème, maintenant.

Rappelez-vous que la personne en colère souffre généralement du syndrome de la victime. Elle a l’impression que le monde lui doit quelque chose qu’elle n’a pas reçu. Il est inutile d’argumenter. Essayer de faire valoir votre point de vue est peine perdue. La personne fâchée est concentrée uniquement sur ses propres besoins et se sent tout à fait en droit de les faire valoir. Elle est généralement incapable d’écouter autre qu’elle-même! Choisissez le calme et la sérénité ;

L’agressivité est pour le faible, une piètre imitation de la force.

Eric Hoffer

Une personne agressive cherche la bataille. À travers ses accusations elle désire vous engager dans le conflit.

Que faut-il faire face à une personne enflammée? Rester cool !

Il est essentiel de comprendre que les armes de prédilection de la personne en colère sont la projection et le dénie. Dites-lui que le ton employé vous fait peur, elle répondra que c’est vous qui criez. Dites-lui que ses propos sont blessants; elle répondra que ce que vous lui avez dit des choses cent fois pires, et que, de toute façon, C’est vous qui l’avez mis en colère.

Y a-t-il donc une façon de contrer cette malsaine transformation de la réalité? Réponse courte: non. Réponse longue: non… n’essayez même pas!

La seule façon constructive d’interagir est de décourager toute action. Si la personne parle fort, parlez doucement ou pas du tout. Si elle se rapproche, augmentez la distance. Certaines personnes pensent que de ne pas répondre permet à l’agresseur de prendre le dessus. Mais c’est en effet le contraire qui se produit.

Vous gagnez en vous désengageant. En effet, tel un maître de Tai-chi, le fait de rester calme et de faire grandir votre espace vous rend inatteignable!

Le « Cupcake » imaginaire

Les Cupcakes sont sucrés, apaisants, et suscitent le sourire. La personne fâchée ou frustrée est souvent en craving d’un Cupcake imaginaire! Une grande partie de sa colère est due au fait qu’elle vit dans la peur qu’on la prive, ou de ne jamais obtenir, sa juste portion de sucre.

Alors, offrez-lui généreusement un ou deux Cupcakes!

Allumez le calumet de paix en vous adressant à la personne pacifique et raisonnée bien cachée en elle-même. Essayer de lui glisser quelques mots gentils. Offrez-lui votre support en approuvant son point de vue de façon théorique.

Vous verrez que l’écoute, la compréhension et la patience auront la plupart du temps raison de votre adversaire et sauront tourner la situation à votre avantage !

Bibliographie

Site internet

PERSON, Nadia, Juillet 2012, How to Switch Off an Angry Person, support,
<http://psychcentral.com/blog/archives/2012/07/26/how-to-switch-off-an-angry-person/>

Consulté le 12 mars 2013

Cours Relié:

Exceller en service à la clientèle

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<h2> <p>  </p> </h2> <h1> </h1> <h1>Comment man&oelig;uvrer avec les personnes difficiles?</h1> <p> </p> <p> </p> <h2><b><span>L’art de neutraliser l’énergie négative</span></b></h2> <p> </p> <p> </p> <h4>Soyez maître de la situation</h4> <h4>Ne laisser pas l’énergie négative avoir une emprise sur vous</h4>  <p> </p> <p> </p>

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Astuces et conseils- Mars 2013

admin — Tue, 09 Apr 2013 13:32:00 +0000

Liste trucs et astuces:

Soyer à la fiche ... contact

Le taïchi de la communication

Connaissez-vous votre alphabet?

admin — Tue, 09 Apr 2013 13:30:33 +0000

Pourriez-vous écrire tout l’alphabet en une phrase, sans répéter une seule lettre ?

Voici deux exemples :

Fripon, mixez l'abject whisky qui vidange

Vif juge, trempez ce blond whisky aqueux

Auteur Georges Perec

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Maîtriser Word pour gagner du temps

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<h2> <p> </p> <p> </p> <p> Pensée du jour</p> <p> </p> </h2> <h4>Une pensée inspirante pour la semaine.</h4>

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Prendre soin de ses écrits pour prendre soin du lecteur

admin — Wed, 13 Mar 2013 22:14:17 +0000

Prendre soin du lecteur… la politesse dans les courriels

Les courriels sont efficaces, rapides, instantanés. C’est la raison pour laquelle ils sont aujourd’hui, l’un des moyens de communication les plus employés dans le milieu des affaires. Mais la rapidité ne va pas toujours le risque de froisser, même involontairement, son correspondant.

Voici donc 12 trucs facile à adopter pour prendre soin de l’autre dans ses courriels.

Soignez l’objet.C’est, avec votre nom, la première chose que lit votre correspondant. Il doit donc pouvoir répondre, très rapidement, aux questions Qui ? et Quoi ?.
Enlevez les RE:RE:RE:Lorsque vous devez échanger plusieurs courriels sur un même sujet, remplacez les RE: par un chiffre. Par exemple : RE: Offre de services (4).
Conservez le Monsieur ou le Cher Monsieur au début de vos communications officielles.C’est une marque de respect envers votre destinataire.
Évitez les longues phrases, allez droit au but.Laissez un bon espace entre les paragraphes.
Mettez un point à la fin de vos phrases. Les repères graphiques sont très importants à l’écrit.
Vérifiez bien l’orthographe. Les gens acceptent difficilement plus d’une faute d’orthographe ou de grammaire. Un courriel truffé de fautes nuit à l’image de l’entreprise. Si vous êtes incertain, écrivez votre texte sous Word qui offre un correcteur orthographique meilleur que ceux des logiciels de courriels.
Soyez transparent. Si vous écrivez depuis votre BlackBerry ou votre IPhone, précisez-le. Votre correspondant sera plus indulgent si votre style est télégraphique ou si vous laissez quelques fautes de frappe.
Désactivez l’onglet CONFIRMATION DE LECTURE. Remplacez-la au besoin par la mention RSVP dans l’objet.
Allez au devant des attentes de votre correspondant. Si vous avez besoin de temps pour répondre, envoyez un courriel pour en aviser votre correspondant et lui signaler, par le fait même, que vous avez bien reçu et bien lu son courriel.
Prenez le temps de bien terminer votre courriel. L’emploi des expressions comme « Cordialement », « Respectueusement » ou « Salutations distinguées » ont remplacé avantageusement les longues formules des lettres.
Évitez d’utiliser le « Bien à vous » avec des fournisseurs. C’est une formule qui sous-entend un lien de sympathie ou une marque de profond respect envers votre correspondant.
Signez tous vos courriels, même si votre nom apparaît automatiquement dans l’en-tête. Préparez plusieurs signatures pour répondre aux diverses situations. Il n’est pas nécessaire, par exemple, de mettre sa carte d’affaires quand on écrit à un collègue.

Si vous désirez approfondir vos connaissances, vous aimerez le livre d’Aline Nishimata : Savoir rédiger vos e-mails professionnels. Toutes les règles à connaître pour que vos e-mails professionnels soient lus par vos destinataires, parus chez Galito Éditeur en 2011.

Cours Relié:

Gestion et classement avancé des courriels et des contacts avec Outlook

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<h2> <p> </p> </h2> <p> </p> <h2><b><i><span>Entre ce que l’on pense et ce que l’on écrit… entre ce qui est lu et ce qui est  compris !</span></i></b></h2> <p> </p> <h2> </h2> <h4>La politesse dans les courriels pour combattre les aléas de la communication écrite</h4> <h4> </h4> <h2><b><i><span>12 règles simples à appliquer</span></i></b></h2> <h2><b><i><span><o p=""></o></span></i></b></h2> <h2> </h2> <p> </p>

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La force du bien-être

admin — Wed, 13 Mar 2013 22:05:18 +0000

La force du bien-être

Toute forme de travail comporte son lot de contrariétés. Dans ce contexte, il devient essentiel de prendre soin de soi pour pouvoir bien travailler et bien servir ses clients, internes ou externes. Ce souci permet de prévenir les excès de fatigue, de stress et la démotivation.

Voici un bel exemple de cette conviction dans un conte proposé par Jean Watson.

Un menuisier arriva à l’âge de la retraite, et il informa alors son employeur de son intention de quitter le monde de la construction afin de passer le restant de sa vie paisiblement avec son épouse. Son employeur fut très déçu de devoir laisser partir un si bon compagnon, et lui demanda comme faveur personnelle de construire juste une toute dernière maison. Le menuisier accepta, mais cette fois il était facile de voir que son cœur n’était pas à l’ouvrage. Il accomplit un travail médiocre et utilisa des matériaux de qualité inférieure.

Quand le menuisier eut terminé la maison, son employeur arriva et en fit l’inspection puis il présenta la clé de la maison au menuisier en disant : « Cette maison est la tienne, c’est mon cadeau pour toi ». Le menuisier fut terriblement triste, quelle honte. Si seulement il avait su qu’il construisait sa propre maison, il aurait tout fait si différemment…

Il en est de même pour nous, dans notre vie. Nous la construisons malheureusement trop souvent avec insouciance. Un moment donné, avec étonnement, nous réalisons que nous devons vivre dans la maison que l’on s’est construite.

S’il nous était possible de recommencer, nous referions différemment, nous aussi, mais nous ne pouvons faire de retour en arrière. Nous sommes les artisans de cette maison qu’est notre vie. Chaque jour, nous enfonçons un clou, plaçons une planche, érigeons un mur. La vie est un projet de tous les instants.

Quelques pistes pour prendre mieux soin de soi au travail

Accepter les contrariétés.
Il vaut souvent mieux s’efforcer de penser à ce qui a bien marché aujourd’hui que ruminer les problèmes, surtout lorsqu’on n’a pas les moyens de les changer.

Améliorer sa gestion du temps.
Les nombreuses techniques en gestion du temps permettent de mieux planifier ses tâches, d’éviter les oublis, d’accroître son bien-être et son efficacité.

Communiquez pour trouver des solutions.
Apprendre à communiquer ses craintes, ses frustrations et à écouter celles des autres permet de résoudre plus facilement la plupart des problèmes.

Prendre des pauses régulièrement.
Il est impossible de rester concentrer sur un travail pendant huit heures. Les pauses sont une façon de se ressourcer, de se détendre et de refaire le plein d’énergie.

Se ménager des sources de plaisir.
On a souvent tendance à négliger ce point, surtout lorsqu’on a un travail prenant et exigeant. On pense aussi qu’il n’existe pas de vraies sources de plaisir au travail. Voici donc, pour les sceptiques, quelques suggestions données par le psychologue Marc Vachon et qu’on retrouve sur son blogue.

Prenez le temps de demander à ceux que vous rencontrez comment se passe leur journée.
Donnez régulièrement de bons feedbacks aux autres. Cela alimente l’esprit d’équipe et la solidarité
Faites quelque chose d’aimable pour quelqu’un qui ne s’y attend pas.

Cours Relié:

Gestion du temps, des activités et des priorités

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<h2> <p> </p> <p> </p> <p>Un temps de recul...</p> <p> </p> </h2> <h4>La vie est un projet de tout les instants</h4> <p> </p> <p> </p>

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Formations Qualitemps - gestion du temps, organisation du travail, l'information écrite. Formations et Conférences.

Astuces et conseils- Avril 2013

Détrompez vous... le bonheur des uns fait le bonheur des autres!

Pensée du jour:

Ne laissez personne venir à vous et repartir sans être plus heureux.

Mère Teresa

Le bonheur est réel que s’il n’est partagé

Christopher Mc Candless

2 astuces pour vivre en paix avec la technologie

Ce mois-ci nous vous transmettons 2 astuces simples qui pourtant pourront

vous faire sauver bien des soupirs!

Voici une vidéo expliquant comment la Ctrl-Z dans Outlook vous permettra de vous sauver d'une mauvaise manipulation en un clic.

Voici également une vidéo qui vous permettra d'enregistrer un courriel dans vos dossiers windows à partir d'un raccourci clavier

La clé du changement

Aujourd'hui en organisation, le changement est pratiquement inévitable. Il est toujours là!!

Pourquoi?

Oui, mais comment vit l'Homme avec le changement?

Communiquer est LA SOLUTION pour aider à adopter et faire adopter un changement!

Voici également 3 autres points importants à garder en tête pour la gestionnaire

Plus on consulte de gens dans l'établissement lors d'un besoin de changer et lors de la période de transition, plus l'acceptation du changement sera grande. Une bonne communication diminuera la résistance à la venue d'éventuels changements!

Soyer à la fiche ... contact

Pour choisir rapidement un contact pour un envoi de courriel, de rendez-vous ou encore pour rendre possible la gestion des activités avec nos contacts Outlook.

Le taïchi de la communication

Comment manœuvrer avec les personnes difficiles?

« Ne prenez pas les choses personnellement »

L’importance de se dissocier de l’agresseur

Éviter l’égo et le passé

Le « Cupcake » imaginaire

Bibliographie

Site internet

Astuces et conseils- Mars 2013

Connaissez-vous votre alphabet?

Pourriez-vous écrire tout l’alphabet en une phrase, sans répéter une seule lettre ?

Voici deux exemples :

Fripon, mixez l'abject whisky qui vidange

Vif juge, trempez ce blond whisky aqueux

Auteur Georges Perec

Prendre soin de ses écrits pour prendre soin du lecteur

Prendre soin du lecteur… la politesse dans les courriels

Les courriels sont efficaces, rapides, instantanés. C’est la raison pour laquelle ils sont aujourd’hui, l’un des moyens de communication les plus employés dans le milieu des affaires. Mais la rapidité ne va pas toujours le risque de froisser, même involontairement, son correspondant.

Voici donc 12 trucs facile à adopter pour prendre soin de l’autre dans ses courriels.

La force du bien-être

La force du bien-être

Quelques pistes pour prendre mieux soin de soi au travail

Pour choisir rapidement un contact pour un envoi de courriel, de rendez-vous ou encore pour rendre possible
la gestion des activités avec nos contacts Outlook.